Многу одлуки донесени од страна на организациските одделенија имаат импликација за набавка, што може да влијае на вкупните трошоци. Од организациски аспект, трошокот ја вклучува вкупната цена на доброто или услугата, а не само цената што се плаќа.
Во приватниот сектор, набавките се гледаат како стратешка функција која работи на подобрување на профитабилноста на организацијата. Се смета дека набавките помагаат да се насочат процесите, да се намалат цените и трошоците на суровините и да се идентификуваат подобри извори на снабдување. Во суштина, помага да се намали „долната линија“. Навистина, во многу организации важноста на набавките се препознава со тоа што нивниот раководител за набавки е поставен на ниво на Извршен одбор.
Во јавниот сектор, концептот на „крајна линија“ е помалку добро дефиниран – нема дивиденди на акционерите што треба да се исплатат или јавни објави за добивка (или загуба). Сепак, постои потреба да се максимизира резултатот, во однос на расположливите средства. Овие средства главно доаѓаат од јавно финансирање во форма на грантови, студентски такси итн. Ние сме акционери во секторот како даночни обврзници, студенти и/или персонал. Според тоа, ова поставува инхерентно барање со обезбедените средства да се управуваат на начин кој е одговорен и покажува и чесност и вредност за парите.
На повисоките нивоа на расходи, оваа потреба за отвореност, транспарентност и недискриминација е предвидена во законодавството. Европското законодавство за набавки, значи дека сите барања за набавки, услуги и работи кои ги надминуваат вредносните прагови дефинирани во Правилникот се огласуваат и тендерираат во согласност со објавените правила.
Во рамките на една институција, нејзиниот трошок е составен од два различни елементи – плати и неплатни расходи (сите други расходи). Набавките се однесуваат на управувањето со значителен дел од неплатните расходи и обезбедувањето на најдобрата можна вредност за парите при извршување на овој трошок. Неплатните расходи ги вклучуваат секојдневните тековни трошоци на институцијата, како и нејзините капитални расходи. Овој трошок може дополнително да се подели на оној што се користи за добивање на стоки и услуги од добавувачи и други расходи. Функцијата за набавка се однесува на добивање на потребните стоки и услуги од соодветни добавувачи за да и се овозможи на институцијата да ги исполни своите стратешки цели на економски, ефикасен и ефективен начин.
Истражувањата покажаа дека во рамките на една институција, нејзините неплатни расходи, обично се помеѓу 30 – 40% од нејзините вкупни расходи.
Статијата е превземена и преведена од https://www.felp.ac.uk/content/why-procurement-important .