Уште еден практичен пример превземен од Публикацијата „GPP In Practice“ се однесува на одржливите јавни набавки, поточно на набавките спроведени од Фландрија (Белгија) која си постави за цел да постигне удел од 50% одржливи канцелариски материјали. Оваа цел, била јасно дефинирана и во процесот на јавна набавка, при што преку условите и критериумите се настојувало да се охрабрат економските оператори да ја постигнат оваа цел.
Позадина
Владата на областа Фландрија (Белгија) уште од 2008 година е насочена на спроведување на одржливи јавни набавки (ОЈН) и постави генерална цел да 100% од своите набавки бидат одржливи, заклучно до 2020 година. Во 2015 година, активностите поврзани со ОЈН се интегрирани во целокупната стратегија за набавки на Владата на Фландрија (Белгија).
Во согласност со овој фокус, интегрирана е и одржливоста во рамковните договори за купување канцелариски материјал во текот на неколку години претходно, а во септември 2016 година објавен е нов отворен повик за доделување на рамковна спогодба (договор) за канцелариски материјали.
Цели на набавката
Ова беше третпат, одржливоста да одигра значајна улога во јавната набавка на канцелариски материјал во Фландрија, при што процесот се континуирано бележи подобрување од година во година.
Целта која се настојувала да се постигне е јасно наведена во условите од постапката при што од добавувачите е побарано:
- фиксна цена за список од 252 различни типови на производи и
- попусти на цени и дополнителен обем на каталог со канцелариски материјали.
Во техничките спецификации биле побарни вкупно 252 производи. Од нив, за 60 производи од хартија, исклучиво е барано да се понудат одржливи производи. Со техничките спецификации се бараат рециклирани или проверени одржливи извори. За 20 од останатите производи, задолжително е барано добавувачот да понуди одржлив производ како алтернатива. За преостанатите 103 типа на производи, понудата на одржлив производ била опционална.
Истражувањето на пазарот и искуствата од минатото биле искористени за да се одлучи кои видови производи требало да бидат задолжителни одржливи алтернативо на производи, а за кои не. Ова истражувањето покажало дека заклучно до моментот на негово спроведување, нема достапни производи што ги исполнуваат критериумите за одржливост за вкупно 69 типови на производи и како такво, нудењето одржлива опција за производи во постапката не предвидено за задолжително или опционално само за тие конкретни производи.
Користени критериуми
Предмет на (рамковниот) договор
Отворена постапка за испорака на (одржливи) канцелариски материјали. Канцелариските материјали вклучуваат производи од хартија, средства за пишување, папки, материјали за архивирање и складирање, организатори, мастило и тонери, лента и лепила.
Критериуми за избор
Од изведувачот е барано да има воспоставен систем за управување со животната средина во согласност со EMAS, ISO 14001 или еквивалент.
Технички спецификации
За производи од хартија и други производи кои главно се состојат од хартиени влакна барано е:
- Хартија за копирање: 100% од рециклирани влакна.
- Други производи од хартија: најмалку 70% од влакна кои потекнуваат од одржливи извори.
Докажувањето на техничките спецификации било предвидено со детален лист со технички спецификации, декларација за еколошки производ или еден од следните сертификати/етикети или еквивалентно:
- 100% рециклирано: етикета Blaue Engel, NAPM 100% Recycled, APUR 100% или Forest Stewardship Council (FSC) Recycled.
- 70% одржливи извори: EU Ecolabel, Österreichische Umweltzeichen, FSC Mixed, PEFC Recycled, PEFC Mixed и NF Environment за коверти.
За производите од другите категории да се сметаат за одржливи, се применувале следниве критериуми:
- Други материјали (текстил, пластика итн.) да содржат најмалку 30% рециклиран или обновлив состав .
- Инструменти за пишување (пенкала, моливи, маркери итн.) да содржат најмалку 50% рециклиран или обновлив состав или 100% т.н дрво од одржливи шуми.
- Потрошен материјал вклучувајќи папки без хартија, врзива итн, да содржат најмалку 40% рециклиран или обновлив состав.
- Реконструиран тонер / мастило без жива, олово, кадмиум или хром или производи со ознака Blaue Engel или Nordic Swan или еквивалент без жива, олово, кадмиум или хром.
- Додатоци за биро / Други канцелариски материјали да содржат најмалку 40% рециклиран или обновлив состав
Критериуми за доделување на (рамковен) договор
Во постапката за јавна набавка вкупно биле предвидени 105 поени, од кои 35 поени се доделени на критериумите за одржливост.
Критериумите за одржливост се поделени на следниов начин:
- Учество на одржливи производи во вкупниот инвентар – 10 поени.
- Учество на одржливи производи во каталог на понудувачот – 20 поени.
- Визуелно помагало, пребарувач и други стимулатори кои му помагаат на набавувачот да направи одржлив избор – 5 поени.
Одржлив транспорт исто така бил дел од критериумот за доделување на договорот , при што максималниот број на поени за овој поделемент е 15 поени. За да се оценат понудите, од секој добавувач барано е да објасни како ќе го организира транспортот за да ги изврши испораките.
При тоа се вреднувани следните параметри:
- Еко-резултати или стандард за емисии (EURO) на возила ;
- Алтернативни технологии како што се (делумно) возила на човечки погон, електрични возила и возила со CNG;
- Активности за намалување на извозените километри и потрошувачката на гориво.
Клаузули за извршување на договорот
Добавувачот еднаш годишно бил задолжен да известува за купените производи преку рамковниот договор. Исто така, добавувачот требало да обезбеди и јасна индикација за купените производи кои ги исполнуваат критериумите за одржливост на регионот Фландрија.
Дополнително, добавувачот има обврска да доставува секоја година, листа од 10 производи за кои постоело алтернатива на “поодржлив производ“, со цел да го поттикне да се избире поодржливата алтернатива во иднина.
Верификација
Секоја година, постулатите на одржливост предвидено е да се проверуваат врз основа на список на случајно избрани производи од инвентарот и сеопфатниот каталог. Списокот може да содржи и одржливи и неодржливи производи. За одржливите производи, добавувачот ќе треба да ја обезбеди потребната документација и примероци што ќе и овозможат на Фландрија да го потврди барањето за одржливост.
За неодржливи производи, Фландрија ќе потврди дека не се прават лажни тврдења за одржливост во веб-продавницата. Оваа проверка предвидено е да се прави секоја година. За лажни или непроверливи тврдења за одржливоста на производот, предвидено е да се наплаќа казна од 10 пати поголема од вредноста на производот.
Транспорт
Во клаузулите за извршување на договорот е наведено дека добавувачот може да наплати дополнителни 7,50 евра за испорака на нарачки под 25 евра (без ДДВ). Ова е финансиски стимул да се поттикнат клиентите да ги групираат своите нарачки, со што ќе се намалат транспортните трошоци. Ова претставува подобрување од претходните договори, кои покажаа дека за многу клиенти, нефинансиските стимули (на пр. комуникација) се недоволни за да се поттикнат да ги групираат своите нарачки.
Од истата причина, изведувачот и клиентите можат да се согласат да го променат стандардниот период на испорака што е поставен во тендерскиот документ (два работни дена). На тој начин, е можно да се групираат повеќе нарачки, со договор, на пример, за една неделна испорака. Од добавувачот, исто така, се бара да предвиди „услуга за складирање“ на барање на клиентот. Складирањето вообичаено е корисно за најчестите стационарни производи за секојдневна употреба, а залихите се надополнуваат на секои две недели, со што се обезбедува достапност на секој предмет врз основа на нивната потрошувачка. Така, оваа дополнителна услуга е оценета како корисна од аспект на намалување на потребата од транспорт.
Резултати
Рамковната спогодба која е доделена e со важност од јуни 2017 до јуни 2020 година, со можност за продолжување на уште една година. Проценетата финансиска вредност е 2.252.953 евра (без данок на додадена вредност) за четиригодишното времетраење. Во процесот на јавна набавка биле пристигнати три понуди кои ги исполниле сите критериуми за одржливост кои биле внимателно дизајнирани за да не ја попречуваат конкуренцијата.
Критериумите поставени во постапката за јавна набавка се смета дека ги поттикнало добавувачите да воспостават соработка помеѓу себе со цел постигнување на поголема квалитативна вредност. За пример, најповолниот понудувач користел подизведувачи во делот на доставување на канцелариски материјали.
Влијанија врз животната средина
По извршениот попис на реализација на договорот, од вкупно 426 производи, 199 биле одржливи (односно 47% од залихите). Според првиот извештај (во период од 30 јуни 2017 до 28 февруари 2018 година), 40,27% од набавените канцелариски материјали ги исполнуваат критериумите за одржливост. Од реализацијата на договорот може да се забележат големи разлики во учеството на одржливи производи, и тоа кај: производите од хартија (75,34% се одржливи), други канцелариски материјали (17,33% се одржливи) и мастило и тонери (4,55% се одржливи).
Научени лекции
Од постапката за јавна набавка на канцелариски материјал, научени се многу лекции и направени се бројни подобрувања.
Собирањето и анализата на податоците обезбеди драгоцени информации за следењето на договорите, за воочување на тешкотии и откривање каде може да се направат подобрувања во тековните и во идните договори.
Верификацијата, на одржливите карактеристики, е секогаш важна за да се осигури договорниот орган дека производот ги исполнува посакуваните критериуми во сите аспекти. На пример, за сите производи од хартија и одржливи производи, добавувачите мораа да достават документација и/или примерок за да докажат дека производот ги исполнува сите барања.
При реализацијата на рамковната спогодба се утврдиле неколку проблеми и тоа :
- Тврдења за поседување етикета, но без можност да се обезбеди копија.
- Сертификати за сообразност на производителите (CoC) за одржливо дрво без етикета на производот или пакувањето.
- Недокументирани побарувања за рециклирана содржина.
- Документација несоодветна за проверка на критериумите/барањата вклучени во тендерската спецификација, на пример, наведување на мастило на база на вода за инструменти за пишување, наместо процент на рециклирана содржина.
Дополнително, важно е да се признае дека само затоа што се нудат одржливи производи, не значи дека и се избираат одржливи производи (од страна на административниот персонал на набавувачот), и дека сè уште има потреба од насочување на набавувачите во таа насока, поточно насочување на вработените во одделите и агенциите на Владата на Фландрија да купуваат одржливите опции. Во Фландрија, на клиентите можат да им бидат доставени поголемиот дел од канцелариските материјали преку „услугите за складирање“, а клиентите одлучува кои производи би сакале да ги има на залиха, но целта на договорниот орган е да се поттикнат клиентите да изберат поеколошки производи.
Агенцијата за управување со капацитети на набавувачот, која го менаџира овој договор воспостави партнерство и со Одделението за животна средина и просторен развој чија еколошка експертиза се покажа како многу корисна во сите фази од овој процес. Исто така, набавувачот барал партнерства со други фирми со цел да ја подобри испораката на услугата, а секоја научена лекција од искуството се користи за унапредување на квалитетот на предметот на набавка.